97 11 43 46 // ungdomsskolen@mariagerfjord.dk

Persondatapolitik

Persondatapolitik

  1. Om ungdomsskolens persondatapolitik

I dette dokument beskrives, hvordan vi indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger. Det er vores klare mål at skabe åbenhed omkring vores persondatabehandling samt beskytte informationer i overensstemmelse med lovgivningen. Vores behandling af personoplysninger sker i henhold til EU’s generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.

  1. Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger omfatter enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Der skelnes mellem:

  • Følsomme personoplysninger, som omfatter race, etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske og biometriske data, helbredsoplysninger samt oplysninger om seksuelle forhold eller orientering (jf. GDPR artikel 9).
  • Almindelige personoplysninger, som inkluderer navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse mv. CPR-nummer betragtes ifølge databeskyttelsesloven § 11 som en almindelig personoplysning, der dog kun må behandles, når det er hjemlet i lovgivningen.
  1. Hvilke personoplysninger behandler vi og hvad er formålet?

For at kunne levere services til vores brugere – herunder holdtilmelding, betaling, udsendelse af relevante informationer og dokumentation samt indberetning af deltagerinformationer til Undervisningsministeriet – behandler vi kun oplysninger, der er nødvendige og saglige. Behandlingen sker i henhold til GDPR artikel 6, stk. 1, litra b og f:

  • Litra b: Behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt (fx tilmelding til et hold).
  • Litra f: Behandlingen er nødvendig af hensyn til vores legitime interesser (fx administration af hold og aktiviteter).

De informationer, vi typisk behandler, er:

  • Navn og efternavn
  • Adresse
  • CPR-nummer
  • Fødselsdato
  • E-mailadresse
  • Mobilnummer
  • Skole- og klasseoplysninger
  • Hold- og aktivitetsoplysninger
  • Fraværsoplysninger
  • Kommunal tilknytning

I visse tilfælde kan vi behandle yderligere oplysninger som fx informationer om musikinstrumenter eller spil i forbindelse med specifikke aktiviteter. Disse oplysninger indsamles kun med dit samtykke (jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a).

  1. Hvordan indsamler vi oplysninger?

Indsamling af personoplysninger kan ske på følgende måder:

  • Via vores hjemmeside, hvor du indtaster oplysninger i vores onlinetilmelding.
  • Via elektronisk uddannelsesvalg på www.optagelse.dk og oplysninger fra tidligere skoler.
  • Via telefonisk eller mailkontakt, hvor vores medarbejdere registrerer dine data i vores administrationssystem.
  • Via samarbejde med myndigheder, fx PPR (Pædagogisk Psykologisk Rådgivning).
  1. Når du kontakter ungdomsskolen via en kontaktformular

Ved brug af vores kontaktformular indsamler vi de oplysninger, du selv afgiver, fx navn, telefonnummer og e-mailadresse. Formålet med indsamlingen er at kunne besvare dine spørgsmål eller anmodninger. Oplysningerne opbevares i 30 dage og slettes derefter automatisk. Behandlingen sker i henhold til GDPR artikel 6, stk. 1, litra b og f.

  1. Hvor længe opbevarer vi oplysninger?

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe du er tilmeldt hos os. Når du stopper, opbevares oplysninger som hovedregel i 5 år i henhold til bogføringsloven og GDPR artikel 5, stk. 1, litra e, som angiver, at oplysninger ikke må opbevares længere end nødvendigt.

  1. Hvem har adgang til oplysningerne?

Kun betroede medarbejdere med saglige formål har adgang til dine oplysninger. Disse er:

  • Skolens ledelse og administrative medarbejdere for tilmelding, holdadministration, fakturering og kommunikation med myndigheder.
  • Skolens undervisere, som får adgang til deltagerlister og mødeprotokoller med begrænsede informationer.
  1. Videregivelse af oplysninger

Vi videregiver kun oplysninger, når det er nødvendigt for at opfylde vores forpligtelser, og dette sker altid i henhold til GDPR artikel 6 og relevant lovgivning. Eksempler inkluderer:

  • Informationer til NETS for at gennemføre betalinger.
  • Navn og kontaktinfo til kommuner i forbindelse med lovpligtige indberetninger.
  1. Dine rettigheder

Du har som registreret en række rettigheder i henhold til GDPR:

  • Oplysningspligt (artikel 13–14): Retten til at vide, hvem der er dataansvarlig, hvad formålet med behandlingen er, og hvem der modtager oplysninger.
  • Indsigtsret (artikel 15): Retten til at se, hvilke oplysninger vi har om dig.
  • Ret til berigtigelse (artikel 16): Retten til at få urigtige oplysninger rettet.
  • Ret til sletning (artikel 17): Retten til at blive glemt, hvis oplysninger ikke længere er nødvendige.
  • Data-portabilitet (artikel 20): Retten til at få overført oplysninger til en anden dataansvarlig.
  • Ret til indsigelse (artikel 21): Retten til at protestere mod behandling, fx til direkte markedsføring.

Vi behandler henvendelser om rettigheder hurtigst muligt og inden for 2 uger.

  1. Sikkerhed

Vi beskytter dine oplysninger med organisatoriske og tekniske foranstaltninger, som opfylder GDPR artikel 32. Det indebærer:

  • Begrænset adgang for medarbejdere til kun de oplysninger, der er relevante.
  • Opbevaring af papirdokumenter i aflåste skabe.
  • Anvendelse af sikre og godkendte IT-systemer med databehandleraftaler.
  1. Klager og kontaktinfo

Du kan til enhver tid kontakte ungdomsskolens ledelse, hvis du har indsigelser mod behandlingen af dine oplysninger. Du har desuden ret til at klage til Datatilsynet, hvis du mener, vi ikke overholder lovgivningen.